How to Prevent the Negative Effects of Bad Requirementsكيفية منع الآثار السلبية للمتطلبات السيئة؟

 

هناك وفرة من قصص المشاريع الفاشلة. أظهرت الأبحاث أن أسباب فشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات في الولايات المتحدة الأمريكية، أشارت إلى أن معدلات نجاح المشروع كانت 34٪ فقط، مع تعرض بقية المشاريع إما “للتحدي” بطريقة ما أو فشلت تماماً.

يمكن أن تكون الخسائر كبيرة جداً. على سبيل المثال، أُضطرت شركة سينسبري البريطانية لبيع المواد الغذائية بالتجزئة إلى شطب إستثمارها البالغ 526 مليون دولار في نظام آلي لإدارة سلسلة التوريد. أنفقت إدارة الطيران الفيدرالية الأمريكية 2.6 مليار دولار دون جدوى في محاولة لترقية نظام مراقبة الحركة الجوية في تـسـعينيات القرن العشرين. تخلت شركة فورد موتور عن نظام الشراء الخاص بها

في عام 2004، بعد إنفاق 400 مليون دولار. في 8 سنوات منذ ذلك الحين، ربما لم تتغير الأمور كثيراً.

من منظور إدارة المشاريع، تفشل المشاريع التقنية عندما لا تفي بالمعايير التالية للنجاح:

1. تسليم المشروع في الوقت المحدد.
2. المشروع المنجز في الميزانية أو في حدود الميزانية.
3. يعمل الحل المقدم كما هو مطلوب من قبل أصحاب المصلحة في الأعمال.

هناك عدد من العوامل التي تتشارك في أي مشروع فاشل، العوامل الأكثر إقتباساً مذكورة أدناه:

1. عدم مشاركة أصحاب المصلحة.
2. جداول زمنية غير واقعية.
3. متطلبات ضعيفة.
4. إنحراف النطاق.

5. التغييرات غير المنضبطة
6. إختبارات غير كافية.

يمكن أن يكون لجودة المتطلبات تأثيراً كبيراً على نتيجة المشروع. أحد المشاريع البارزة التي تأثرت بشكل كبير بعملية إدارة المتطلبات هو نظام كرايسلر الشامل للتعويضات الذي كان من المفترض أن يتعامل مع شيكات الرواتب لموظفي كرايسلر البالغ عددهم 87000 موظف ولكن تم إغلاقه بعد عدة سنوات من التطوير.

يتضخم التأثير مع إنتقال أنشطة تحليل الأعمال من المتطلبات عالية المستوى إلى المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية. تكلفة إعادة صياغة المتطلبات الوظيفية هي الأعلى لأن هذه المتطلبات تحدد المواصفات الفنية وتصميم الحل.

فيما يلي ملخص مرئي للتأثيرات:

تأثيرات المشروع

يتم تنفيذ المشاريع من قبل الشركة لتحقيق هدف إستراتيجي. المتطلبات الضعيفة لها التأثيرات التالية على المشاريع (وبالتالي تؤثر على الأهداف الإستراتيجية للشركة):

• إنحراف النطاق يؤثر سلباً على الميزانية ووقت الإنتهاء.
• إنخفاض إستخدام الموارد وزيادة النفقات العامة.
• عدم كفاية تصميم العمليات التجارية (بسبب عدم كفاية التفاصيل حول الأنشطة).
• سوء التصميم وبيئة العمل لواجهة المستخدم ، مما يؤدي إلى إنخفاض الإنتاجية.
• عدم كفاية مواصفات البرامج ، مما يؤدي إلى إنخفاض إنتاجية المطور.
• تؤدي المواصفات الرديئة إلى تضخيم التأثير السلبي للمتطلبات الضعيفة عندما يتعلق الأمر بإختبار البرامج ، مما يؤدي إلى إرتفاع التكاليف وإنخفاض جودة الحل.
• إعادة صياغة التعليمات البرمجية المكلفة والمستهلكة للوقت.
• صعوبات في تكامل الحلول.

تأثيرات الأعمال أو المنظمة (Organization)

بشكل عام، يتأثر العمل ككل بعدة طرق مختلفة بالمتطلبات الضعيفة من خلال المـشـاريـع التي تقوم بها الشركة. فيما يلي قائمة قصيرة بالمناطق المتأثرة سلباً التي شهدتها:

• الفرص الضائعة للأعمال.
• ميزة مفقودة بالنسبة للمنافسين.
• إنتهاكات الإمتثال التنظيمي.
• ضعف مشاركة أصحاب المصلحة وفقدان الثقة.
• إنخفاض كفاءة العمليات التجارية بسبب سوء تصميم الحلول.
• تجربة المستخدم السلبية بسبب تصميم واجهة المستخدم مرهقة.
• عدم وجود مشهد متماسك لتقنية المعلومات بسبب ضعف التكامل.
• التأثير السلبي على المحصلة النهائية، بشكل عام.

 

كيفية منع المتطلبات السيئة

من واقع خبرتي، هناك مكونان في أي مـشـروع مـعـيـن يـساعدانني في تقديم متطلبات الجودة. أحد المكونات هو ما أعرفه عن العمل والمشروع. والآخر هو التقنيات التي أستخدمها لضمان تحقيق نتائج رائعة. ربما يبدو الأمر غامضاً تماماً في هذه المرحلة، لذلك دعونا نتعمق في التفاصيل.

المعرفة اللازمة لمتطلبات الجودة

الأساس لإنشاء الحل المستقبلي هو مستوى جيد من فهم الوضع الحالي. بغض النظر عن المنهجية التي تتبعها، عليك أن تبدأ من هنا. ماذا تريد أن تعرف؟

1. تعرف على السياق الذي تعمل فيه الشركة

تعمل الشركة في سياقين. الأول هو السياق الخارجي حيث تحدد قوى السوق كيفية عمل الشركة والحفاظ على إستدامتها. وهذا يشمل المتطلبات التنظيمية والمنافسين والشركاء.

السياق الثاني داخلي. إنه في الواقع أكثر تعقيداً لأنه يتضمن الهيكل التنظيمي والعمليات التجارية والحوكمة حول العمليات (قواعد العمل) والأشخاص المشاركين في العمليات والسياسة الداخلية والثقافة التنظيمية والوتيرة العامة للتغييرات داخل الشركة التي تعمل بها.

2. فهم مشكلة العمل أو الفرصة

هذا هو المحرك الفعلي للمشروع. بدون معرفة حاجة العمل الحقيقية، لن تتمكن من العثور على الحل الذي يحل هذه المشكلة.

3. تحديد الثغرات التي يجب سدها

بمجرد أن تكون مشكلة العمل ومخاوف أصحاب المصلحة واضحة، يمكنك صياغة الحالة المستقبلية. عندما يتم تأكيد الحالة المستقبلية مع أصحاب المصلحة، قم بإجراء تحليل الفجوات. ينصب تركيزك هنا على ما يجب القيام به ضمن نطاق المشروع لحل المشكلة المحددة. ومن الجيد أيضاً التفكير في القيمة الإضافية التي يمكن أن تحصل عليها الشركة نتيجة للمشروع.

يمكن تقديم قيمة إضافية عندما يكون لـديـك فـهم واضح للتغييرات التي تحدث في المنظمة، وكيف يتناسب المشروع الذي تشارك فيه مع مشهد التغيير.

تقنيات لمتطلبات أفضل

تمكنني التقنيات التي إستقرت عليها في ممارستي من إستخدام وقت أصحاب المصلحة بكفاءة والحصول على صورة واضحة عن الوضع الحالي. إسمحوا لي أن أشاركهم معكم.

1. قم بأداء واجبك: قبل إشراك أصحاب المصلحة في أنشطة جمع المتطلبات، قرأت جميع الوثائق المتاحة حول العمليات التجارية، وتطبيقات الأعمال المستخدمة، والمتطلبات التنظيمية (إن وجدت)، والإتصالات الداخلية حول التغييرات في المنظمة، بالإضافة إلى المشاريع الأخرى التي قد تكون لدي تبعيات مع المشروع، فأنا مشترك فيه. كما أقوم أيضاً بإستكشاف المعلومات ذات الصلة بالصناعة ككل لتحديد الممارسات الجيدة المحتملة التي يمكنني إعادة إستخدامها. أسمي هذا التمرين “واجبي المنزلي”. تتمثل فوائد تمرين الواجب المنزلي في أنني أعرف “اللغة” التي سأستخدمها عند التحدث مع أصحاب المصلحة. أعرف أيضاً ما يجب توضيحه لتأكيد المعلومات غير الواضحة. أشعر بالثقة بشأن دوري في المشروع وأعلم أنه يمكنني مساعدة الشركة.
2. تعزيز التواصل باستخدام العناصر المرئية: لا يوجد شيء أفضل من

الرسوم البيانية لإستكشاف الحالة الحالية والحصول على فكرة عن الحالة المستقبلية المرغوبة. يمكن أن يكون توفير الوقت بسبب إستخدام العناصر المرئية هائلاً. كم من الوقت تقضيه لتحديد الحالة المستقبلية؟ إذا كنت لا تستخدم الرسوم البيانية في الوقت الحاضر، فمن المحتمل أن تتمكن من توفير جزء كبير من ذلك الوقت. حدد الحدود التنظيمية والعمليات والبيانات التي يستخدمونها، وأضف التطبيقات المستخدمة وواجهات العمليات والتقنيات عند الإقتضاء، وأخيراً أضف الأدوار المشاركة في الإجراءات. الآن لديك نظرة أو صورة شاملة عن الوضع الحالي.

3. إستخدم القوالب لدعم عملك: يجب تنظيم أي مهمة لتحليل الأعمال لتوفير وقتك الثمين. تعتبر القوالب مفيدة جداً هنا لأنها تتيح لك إعادة إسـتـخـدام الأجـزاء الشائعة من الوثائق

وتخصيصها حسب الضرورة. كما أنها بمثابة نوع من القائمة المرجعية للوثائق المطلوبة، وتضمن عدم تفويت أي شيء. القالب المفضل لدي هو تحليل الحالة الحالية. ويتضمن نتائج التحليل وإحتياجات العمل المحددة والحالة الحالية المرئية (بما في ذلك السياق الخارجي) والتوصيات بشأن الشكل الذي قد يبدو عليه الحل من حيث القدرات.

4. تجنب المزالق الشائعة: تصبح المتطلبات ضعيفة وغامضة عندما تخلط بين المهام المتعلقة بالمشروع والبيانات حول الحالة المستقبلية والقواعد المطبقة وتصميم الحلول. إحدى الطرق الجيدة لتجنب هذه المخاطر الشائعة للمشروع هي التخطيط لتحليل الأعمال وتوثيق الأنشطة المخططة والتسليمات في خطة تحليل الأعمال. إنه جزء لا يتجزأ من خطة المشروع. ومع ذلك، فإن خطة تحليل الأعمال لا تتعامل مع مهام المشروع. ويجب إتباع نهج هرمي للحل المستقبلي. أولاً، قم بإدراج إمكانيات الحل المطلوبة. ويمكن أن تشمل التغييرات في إجراءات العمل والخدمات التقنية التي تدعم هذه العمليات. ثانياً، ترجمة هذه القدرات إلى تصميم عمليات الأعمال ومتطلبات الأعمال لدعم خدمات التكنولوجيا. تحتاج دائماً إلى تعديل عـمـلـية الأعمال إذا قمت بتغيير البرنامج

المستخدم لدعم العملية. ثالثاً، أضف قواعد العمل ذات الصلة لتبرير منطق العمل المستقبلي. بعد ذلك، قم بالتحقق من صحة تصميم عملية الأعمال ومتطلبات العمل المحددة مع أصحاب المصلحة. وأخيراً، قم بتحويل المتطلبات التي تم التحقق من صحتها إلى متطلبات وظيفية. هذه سوف توجه تطوير وتنفيذ الحل. لا تنس وصف بيانات العمل (إلى جانب أنواع البيانات) التي سيتم إستخدامها ضمن الحل.

ستؤدي إضافة نماذج أولية لواجهة المستخدم إلى جعل المتطلبات الوظيفية أكثر دقة وستساعد أيضاً في إنشاء مصطلحات جديدة لإستخدامها في الحل.

يتم تنفيذ هذه الخطوات بطريقة متكررة بحيث تتوافق جيداً مع المنهجيات الحديثة “السريعة” مثل Agile  وScrum

الخلاصة

قد تؤدي المتطلبات الضعيفة إلى فشل المشروع. الوظائف التي تم تحديدها بشكل سيء، وتنفيذ شيء غير مطلوب، والعمليات الرديئة، ووقت التطوير الضائع، وعدم المواعيد النهائية للمشروع، وضعف جودة التوثيق – يمكن أن تطول قائمة التأثيرات. أعتقد أننا كمحللين أعمال يمكننا القيام بعملنا بشكل جيد والمساهمة في نجاح الأعمال. في بعض الأحيان لا يكون لدينا ما يكفي من الوقت للتوقف والتفكير في سبب ضعف متطلباتنا.

في هذه المقالة قمت بإدراج الطرق الرئيسية لتحسين المتطلبات. لقد إختبرت هذه الأساليب في العديد من المشاريع وكانت دائماً تؤدي إلى نتائج إيجابية.

آمل أن تساعدك هذه التقنيات أيضاً!